Kollaborative Editierlösungen für WordPress – 11blog

Wenn eine Website wächst, werden mehr Content-Ersteller benötigt. Damit gibt es mehr Iterationen bei der Bearbeitung von Content-Stücken. Das führt zu mehr Komplikationen beim kollaborativen oder synchronisierten Arbeiten. Nun gibt es zwar immer noch effiziente Tools wie Google Docs und Grammatikchecker dafür, aber das Veröffentlichen der Inhalte auf Websites bleibt super-anstrengend.

In den kommenden Abschnitten haben wir erklärt, was kollaboratives Editieren ist, was es für dich nützlich macht, welche Anwendungsfälle es gibt, welche Herausforderungen für Publisher mit WordPress bestehen und wie du mit WordPress Collaborative Editing gut arbeiten kannst. Wenn du eine Menge Inhalte für deine WordPress Seite veröffentlichen musst, wird dieser Artikel definitiv sehr nützlich für dich sein.

Was ist Collaborative Editing?

In Bezug auf inhaltliche Zusammenarbeit, wie in unserem Fall, könnte man es als einen Akt betrachten, bei dem mehrere Personen daran arbeiten, einen einzelnen Text (oder das zu veröffentlichende Werk) fehlerfrei zu machen.

Lassen Sie uns mit Beispielen vereinfachen. Verwendest du Google Docs oder Google Sheets?

Im Gegensatz zu einem offline Word Dokument oder Sheet können mehrere Personen auf das gleiche Dokument zugreifen. Sie können Dokumente entsprechend ihrer Rechte sehen, bearbeiten, kommentieren und herunterladen.

Wenn eine Person Bearbeiter oder Besitzer eines Dokuments ist, hat sie alle Rechte in Bezug auf das Bearbeiten, Löschen, Kommentieren, Herunterladen, Umbenennen und so weiter. Mit der Zugriffsstufe sinkt die Liste der Privilegien für einzelne Personen.

Es scheint ein einfacher Weg zu sein, mehrere Personen an demselben Dokument arbeiten zu lassen. Ist es nicht so?

Wenn nicht, dann sieh dir den konventionellen Weg der kollaborativen Bearbeitung an.

Sagen wir, du hast ein Microsoft Word Dokument erstellt. Um nun Vorschläge von deinem Redaktionsteam entgegenzunehmen, schickst du zunächst eine Kopie des Dokuments an jeden der betroffenen Redakteure. Alle von ihnen werden separate Kopien desselben Dokuments mit Kommentaren, Änderungen und Ergänzungen mit dir teilen. Das Zusammenführen ihrer Änderungen, das Lösen der Kommentare und das Bearbeiten des Dokuments wird dann einen großen Aufwand bedeuten.

Danach musst du deine bearbeitete Kopie für den gleichen Prozess erneut versenden. Je mehr Iterationen, desto mehr Zeit und Aufwand wird das herkömmliche kollaborative Editieren in Anspruch nehmen.

Es ist definitiv nicht so bequem wie der erste Fall, also das kollaborative Editieren durch gemeinsame Ressourcen.

Anmerkung: Da die meisten Verlage mittlerweile geteilte Dokumente für die Zusammenarbeit nutzen, werden wir in diesem Artikel fortan von der kollaborativen Online-Bearbeitung sprechen.

Collaboration Use Cases

Dokumentenbezogene Online-Zusammenarbeit ist sowohl für kleine als auch für große Organisationen von Vorteil. Sie kann in verschiedenen Szenarien genutzt werden, wie zum Beispiel:

Diskussion und redaktionelle Überprüfungen

Die meisten Teams, die Inhalte erstellen, haben mehrere Ebenen von Redaktionsaufstellungen. Das heißt, eine oder mehrere Personen erstellen den Inhalt, der dann von einer anderen Gruppe von Personen bearbeitet, diskutiert, korrigiert, geprüft und veröffentlicht wird.

Offline-Dokumente erfüllen in diesem Fall nicht den Zweck, sondern erhöhen die Schwierigkeiten für die Beteiligten. Collaborative Editing hingegen ist ein Heilsbringer.

Teams können zuverlässige Online-Collaboration-Tools nutzen, um synchron zu arbeiten. Und genauso wie E-Mails ausgetauscht werden, wenn es Fortschritte in der redaktionellen Arbeit gibt, kann man sich über Erwähnungen in der App des Tools oder per E-Mail benachrichtigen lassen. Das bedeutet, dass du die anderen Personen nicht manuell über den Fortschritt informieren musst. So reduziert der Prozess auch die Notwendigkeit der Kommunikation in hohem Maße.

Häufiges und gleichzeitiges Editieren

Nicht nur bei Content Audits, sondern auch bei Dokumenten, die häufig von einer oder mehreren Personen bearbeitet werden müssen, ist das kollaborative Editieren eine tolle Sache für sie. Ob 2 Personen oder 10, alle können in Echtzeit sehen und bearbeiten.

Die kollaborative Bearbeitung von Excel-Tabellen ist für viele Content Manager und Marketer, die mit mehreren Autoren/Ressourcen zu tun haben, das Mittel der Wahl.

Versionskontrolle oder Änderungsverfolgung über mehrere Geräte

Es ist nicht nur so, dass kollaboratives Editieren nicht von Einzelpersonen genutzt werden kann (oder wird). Tatsächlich gibt es sehr viele Menschen, die kollaboratives Teilen nutzen, um ihre Arbeit gut zu verfolgen. Schließlich sind Kollaborationstools großartig bei der Versionskontrolle.

Indem man die Praxis der kollaborativen Bearbeitung nutzt, kann man seine Arbeit / Dokumente in Echtzeit für mehrere Geräte verfügbar machen. Auf diese Weise muss man sich keine Sorgen mehr um Mobilität und Sicherheit machen und die Wahrscheinlichkeit von Datenverlust/Diebstahl aufgrund von physischen Geräteschäden steigt ebenfalls stark an.

Vorteile des kollaborativen Editierens

Nun, da du weißt, wo du das kollaborative Editieren einsetzen kannst, lass uns diskutieren, was die Vorteile für Teams und Einzelpersonen sind.

Echtzeit-Sharing und Zusammenarbeit

Im Gegensatz zu Offline-Dokumenten, die geteilt werden, wenn du dich dafür entscheidest, kannst du bei der kollaborativen Bearbeitung Änderungen und Kommentare für alle berechtigten Personen zugänglich machen. So können Teammitglieder die Probleme schneller bearbeiten und eine fruchtbarere Diskussion über Teile deines Inhalts führen.

Datensicherheit

Die meisten Kollaborationstools erfordern eine Autorisierung, um die Inhalte einsehen oder bearbeiten zu können. So bleiben deine Daten und die Zusammenarbeit sicher. Zum Beispiel: Google Docs erfordern eine Anmeldung bei Google / Gmail, um Änderungen vorzunehmen oder zu kollaborieren, vorausgesetzt du hast die Bearbeitungsrechte gut eingestellt.

Rechenschaftspflicht

Kollaborative Bearbeitungstools verfolgen die Änderungen, die von jeder Person vorgenommen wurden, und gewährleisten so die Verantwortlichkeit jedes deiner Mitarbeiter. Dies wird dir später helfen, die relevanten Punkte mit der betreffenden Person zu besprechen, ohne dass du verwirrt wirst.

Zeit- und Arbeitsersparnis beim Editieren und Kommunizieren

Sich über den Inhalt auszutauschen, ohne die Möglichkeit des kollaborativen Editierens zu nutzen, kann eine schwierige Aufgabe sein. Das Gleiche gilt für die Zusammenarbeit am Dokument, wie wir bereits im Artikel bei der Definition des Begriffs ‘kollaboratives Editieren’ erklärt haben.

Mit der Nutzung der Online-Zusammenarbeit kann der Zeit- und Arbeitsaufwand für den Prozess deutlich reduziert werden.

Überall und jederzeitige Verfügbarkeit deiner Daten

Die geräteübergreifende Verfügbarkeit deiner Daten kann ohne Kompromisse bei der Datensicherheit gewährleistet werden, wenn dein Team oder du allein die Online-Lösungen zur Erstellung und Freigabe von Dokumenten für die Arbeit nutzt. Du kannst dich einfach in das entsprechende Konto einloggen und von überall aus arbeiten.

Gut kontrollierte Zusammenarbeit

Mit Online-Kollaborationstools kann man die Zugriffsrechte für seine Dokumente ganz einfach verwalten. Du kannst entscheiden, wer alles die Inhalte in deinen geteilten Dateien sehen, bearbeiten oder löschen kann. Auch Kommentare, Erwähnungen, Link-Sharing und E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich damit gut handhaben.

Herausforderungen beim kollaborativen Editieren in WordPress Gutenberg

Was ist dein Ziel bei der Erstellung von Inhalten?

Wenn es um WordPress geht, dann hast du sicher schon viele Probleme mit dem sonst so effizienten Gutenberg-Editor gehabt. Auch nach dem Einsatz verschiedener Kollaborations- und Kommunikationstools kann es manchmal anstrengend werden.

In der Regel macht man sich bei dem Gedanken an Kollaboration Gedanken über folgende Dinge:

Sicherheits- und Kollaborationsprobleme aufgrund von Link Sharing

Wenn du nicht direkt die Kollaborationsfunktion für deine Dokumente aktiviert hast, musst du ein Online-Tool für die Zusammenarbeit in deinem Redaktionsprozess nutzen. Die Inhalte müssen dann in deinen WordPress-Editor, also Gutenberg, einfließen.

Bevor wir in diesem Fall weitermachen, beantworte dies:

Wenn ein Dokument mit mehreren Personen geteilt werden soll und du dir nicht einmal sicher bist, welche E-Mail-ID / welches Benutzerkonto sie alle haben, was machst du dann?

Einen Link zum Teilen des Dokuments mit Nur-Ansicht- oder Bearbeitungsrechten erstellen, nicht wahr?

Nun, vielleicht kannst du die vorgenommenen Bearbeitungen und die zugehörigen Benutzer sehen, aber du kannst die Tatsache nicht leugnen, dass die Linkfreigabe manchmal unbefugte und vermeidbare Leute auf deine Dokumente bringen kann, indem sie ihnen mehr Zugriffsrechte geben, als sie haben sollten. Das ist sicherlich eine Gefahr für die Sicherheit deiner Inhalte.

Umständlicher Prozess der Kollaboration

Nun, da du dir der Sicherheitsbedrohung für deine Website-Inhalte bewusst bist, kannst du dein Team schulen, um dieses Problem zu vermeiden. Es gibt jedoch noch ein anderes, größeres Problem, das nicht vermieden werden kann, sondern anders angegangen werden muss.

Es ist der komplexe redaktionelle Prozess für die Verleger, oder für die Content-Ersteller.

Stell dir vor, du hast einen Artikel für die Website deines Unternehmens in Gutenberg geschrieben und er soll von deinem Team überprüft werden. Wie wirst du ihn teilen?

Etweder teilst du den Link des Dokuments innerhalb deines WordPress-Dashboards für andere Nutzer, oder du teilst den Inhalt separat im Dokument, indem du ihn von der erstellten Seite kopierst.

Danach durchläuft der Inhalt einen redaktionellen Prozess, d.h. mehrere Iterationen und Kommentierungen, bevor er schließlich veröffentlicht werden kann.

Eine andere Möglichkeit ist, dass du ein teilbares Dokument mit Kollaborationsmöglichkeiten erstellst und dem gleichen redaktionellen Prozess wie oben beschrieben folgst.

Nach der abschließenden Prüfung musst du alle Inhalte erneut in den Gutenberg-Editor einfügen, sie für Suchmaschinen optimieren, Bilder hinzufügen, Bildunterschriften einfügen, Meta-Beschreibungen anhängen und alle damit zusammenhängenden Dinge erledigen, bevor du sie endgültig veröffentlichen kannst.

Wir wissen, dass es ein langer und wiederholter Prozess ist, aber auch ein Zwang. Aber was, wenn wir sagen, es gibt einen Ausweg?

Ja, das ist absolut richtig.

Um dein Redaktionsleben zu vereinfachen und die Zusammenarbeit bei der Erstellung von WordPress-Inhalten zu nutzen, solltest du den nächsten Abschnitt aufmerksam lesen.

Kollaboration in WordPress – die besten Lösungen

WordPress ist ein effizientes und benutzerfreundliches CMS, ohne Zweifel. Aber gleichzeitig kann man leicht feststellen, dass es nicht sehr fähig ist, wenn es um redaktionelle Zusammenarbeit und ähnliches geht. Dank seiner flexiblen und erweiterbaren Natur haben wir immer die Möglichkeit, seine Fähigkeiten nach unseren Bedürfnissen zu erweitern.

Für die redaktionelle Arbeit in WordPress Gutenberg sind diese Plugins sehr nützlich (das beste WordPress Plugin für die redaktionelle Zusammenarbeit haben wir uns für den Schluss aufgehoben, damit du nichts verpasst ):

Benutzerrollen-Editor

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Mit diesem Plugin kannst du die Fähigkeiten der Nutzer deiner WordPress-Website kontrollieren. Obwohl es das Problem der Zusammenarbeit nicht direkt vollständig löst, ist es sicherlich nützlich, da es Herausgebern eine Möglichkeit gibt, mehrere Benutzer an der gleichen Webseite / dem gleichen Blogpost arbeiten zu lassen.

Wenn wir jetzt von “Benutzerrechten” sprechen, sind diese auf die generischen Rechte “Lesen”, “Schreiben”, “Löschen” und “Bearbeiten” beschränkt, haben aber einen viel breiteren Umfang. Für jede Benutzerrolle gibt es über 300 Berechtigungen, die du aktivieren und deaktivieren kannst. Und wenn nötig, kannst du sogar bestimmte Benutzerrollen aus- oder einblenden.

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Das User Role Editor Plugin funktioniert auch gut für Multi-Site-Umgebungen.

Das größte Manko bleibt jedoch bestehen. Das Kommentieren, also die “echte Kollaboration”, ist damit nicht möglich.

TranslatePress

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Wenn deine Website in mehreren Sprachen ist und du die Qualität der Übersetzungen sicherstellen willst, kann eine menschliche Übersetzung immer bevorzugt werden. Wenn du das allerdings in mehreren Dokumenten machst, ist das keine gute Idee. Probiere also das TranslatePress Plugin aus.

Damit kannst du jeden Abschnitt deiner Website-Seiten einzeln übersetzen. Das Plugin speichert diese Übersetzungen lokal auf deinem Server, so dass die Sicherheit deiner Daten nicht gefährdet wird.

Editorial Calendar Plugin

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Das Redaktionskalender-Plugin hilft Publishern, alle Entwürfe zu sehen und Aufgaben zu planen, die mit ihnen zusammenhängen. Du kannst zum Beispiel die Entwürfe deiner Seite per Drag & Drop zur Veröffentlichung verschieben. Für jeden Tag im Kalender kannst du ein Datum und eine Notiz hinzufügen, um dich daran zu erinnern, was noch zu tun ist.

Mit diesem WordPress Plugin können Content Manager und Publisher Inhalte von mehreren Autoren einfach verwalten. Die Veröffentlichung kann ordnungsgemäß erfolgen, indem du einen Qualitätsprüfungsschritt auf deiner Seite hinzufügst.

Alternativ kannst du auch das SchedulePress Plugin für diesen Zweck verwenden.

Multicollab

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Multicollab ist ein großartiges Plugin, das dir ähnliche Fähigkeiten wie Google Docs in deinem WordPress Gutenberg Editor ermöglichen wird. Das Plugin fügt auch ein Aktivitätszentrum zu deinen Editor-Seiten hinzu, damit du die Aktivitäten auf der gewünschten Seite auf einmal verfolgen kannst.

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Mit diesem Plugin können du und die autorisierten Kollaborateure Kommentare hinzufügen, auf Kommentare antworten, andere erwähnen, Kommentare löschen und Kommentare bearbeiten. Es ist bis heute eine einzigartige Kollaborationslösung für WordPress-Publisher.

Mit den Oberflächenelementen, die denen von Google Docs ähneln, wird Multicollab ein sehr einfaches Hilfsmittel sein, an das man sich gewöhnen kann. Deine Redakteure, Kollaborateure, Ersteller und andere Benutzerrollen erhalten die gleichen Rechte für die kollaborative Bearbeitung wie die von WordPress zugewiesenen Rechte für den zu bearbeitenden Beitrag/Seite.

Das Plugin ist derzeit kostenlos und man kann sich vor der Installation einfach eine Multicollab-Live-Demo ansehen.


Der Bearbeitungsprozess für WordPress Gutenberg ist zwar anstrengend, aber essentiell für die Qualitätsprüfung und Verwaltung von Inhalten. Um es einfacher zu machen, müssen Website-Betreiber nach zuverlässigen Kollaborations-Tools Ausschau halten, zum Beispiel nach denen, die in diesem Artikel aufgeführt sind. Die Wahl der richtigen synchronisierten Arbeitshilfe wird den Redaktions- und Veröffentlichungsaufwand für Content Manager, Vermarkter, Publisher, Ersteller und Seitenbesitzer reduzieren.

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